การควบคุมภายในการรับเงิน
- เมื่อได้รับเงินจากลูกค้าควรมีการควบคุมดังนี้
- ออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่มีการรับเงิน
- ใบเสร็จจะต้องมีลายเซ็นของผู้จัดการฝ่ายการเงินหรือผู้ที่มีหน้าที่ควบคุมการเงินและการบัญชี
- ใบเสร็จรับเงินต้องมีการพิมพ์หมายเลขเรียงลำดับไว้ล่วงหน้า
- ยอดรวมของใบเสร็จรับเงินในแต่ละวัน ได้มีการตรวจสอบยอดรวมของเงินที่นำฝากธนาคารและหลักฐานการรับเงินฝากธนาคารว่าเป็นยอดเงินที่ตรงกัน
- มีการตรวจสอบว่าใบเสร็จรับเงินได้นำมาลงบัญชีครบทุกฉบับ และหากมีการยกเลิกจะต้องมีเอกสารอยู่ครบชุด และขีดฆ่าเขียน คำว่า ยกเลิกทุกฉบับ
- เงินส่วนที่ไม่สามารถนำฝากทันในวันนั้น ให้แสดงยอดเงินแยกไว้ต่างหาก และเมื่อนำฝากในวันรุ่งขึ้น จะต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าตรงกับหลักฐานการรับเงิน
- เมื่อมีการปรับบัญชี เพื่อแสดงเงินขาดเงินเกิน ต้องได้รับการอนุมัติทุกครั้ง
- เมื่อกิจการได้รับเงินจากลูกค้าทางไปรษณีย์ ควรมีการควบคุมดังนี้
- ผู้เปิดจดหมาย ต้องไม่ใช่บุคคลเดียวกับผู้ที่นำเงินฝากธนาคาร หรือผู้ที่บันทึกบัญชี
- ผู้ที่เปิดจดหมายจะเป็นผู้ที่ทำรายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงิน เพื่อให้ทราบว่าได้รับเงินจากลูกค้ารายใด เป็นเช็คธนาคารใด เลขที่เท่าใด จำนวนเงินเท่าใด
- ผู้ที่เปิดจดหมายจะต้องขีดคร่อมเช็คทุกฉบับเข้าบัญชีของบริษัทเท่านั้น
- จะต้องมีการตรวจสอบว่าเงินที่ได้รับทางไปรษณีย์
- การเก็บเงินโดยพนักงานเก็บเงิน ควรมีการควบคุมดังนี้
- ใบเสร็จรับเงินมีการให้เลขที่เรียงลำดับไว้ล่วงหน้า
- เงินที่ได้รับจะต้องนำส่งเจ้าหน้าที่การเงินทันที และจะต้องตรวจสอบความถูกต้องกับหลักฐานการรับเงินและนำฝากธนาคารทันที
- สามารถตรวจสอบได้ทุกเวลาว่าใบส่งของ/ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินที่ยังเก็บเงินไม่ได้ ขณะนั้นอยู่ที่ใคร มีจำนวนเท่าใด จำนวนเงินเท่าใด มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร สามารถหาตัวผู้รับผิดชอบได้
- หากกิจการมีการรับเงินตามใบเสร็จรับเงินชั่วคราว ควรมีการควบคุมดังนี้
- ได้มีการแสดงไว้ในทะเบียนคุมว่า ได้มีการออกใบเสร็จรับเงินจริงแล้ว ถึงเลขที่เท่าใด
- ได้มีการบันทึกในใบเสร็จรับเงินชั่วคราวว่า ได้ยกเลิกและออกใบเสร็จรับเงินจริงแล้วเลขที่เท่าใดแทน
- ใบเสร็จรับเงินชั่วคราวที่ยังไม่ได้ใช้ต้องมีการควบคุมเช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงินจริง
- ต้องมีการตรวจสอบและระมัดระวังว่า เมื่อได้ออกใบเสร็จรับเงินจริง จะต้องมีวิธีป้องกันมิให้มีการบันทึกการรับเงินซ้ำอีกครั้งหนึ่ง
- ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้ ต้องเก็บในที่ปลอดภัยและมีการทำทะเบียนคุม เพื่อบันทึกการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ และควรจะมีการตรวจนับว่ามีอยู่จริงตามทะเบียนคุม
- เงินที่ได้รับทั้งหมดแต่ละวันไม่ว่าจะได้รับโดยวิธีใดก็ตามต้องปฏิบัติดังนี้
- มีการบันทึกเลขที่ใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในรายงานการรับเงิน หรือในสมุดเงินสด
- จะต้องนำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อสิ้นวัน โดยต้องไม่นำไปใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น
- จะต้องมีผู้ได้รับมอบหมายตรวจสอบรายการบันทึกการรับเงิน กับ สำเนาใบนำฝากธนาคาร
- ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้มีการควบคุมดังนี้
- มีการพิมพ์หมายเลขเรียงลำดับไว้ล่วงหน้าทุกฉบับทุกเล่ม
- มีการเก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย หรือมอบหมายให้ผู้อยู่ในความรับผิดชอบที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับเงินเป็นผู้ดูแล
- มีการควบคุมโดยทะเบียนหรือบันทึก เพื่อแสดงถึงจำนวนที่ได้รับจ่ายและจำนวนคงเหลือ และผู้ทำทะเบียนต้องไม่ใช่เป็นผู้เบิกใช้
- มีการตรวจนับส่วนที่ยังไม่ได้ใช้ เพื่อดูว่าตรงกับยอดคงเหลือในทะเบียนคุมหรือไม่
- การเบิกไปใช้ทุกครั้ง ผู้เบิกต้องลงนามไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนคุมหรือบันทึก
- มีการบันทึกและควบคุมชุดที่ยกเลิก คือ ต้องเก็บไว้ตรวจสอบทุกฉบับทุกเล่ม
- พนักงานที่ทำหน้าที่รับเงินจะต้องไม่
- ทำหน้าที่บันทึกบัญชีลูกหนี้ และรายงานยอดคงเหลือของบัญชีลูกหนี้
- ทำหน้าที่จัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า
- ออกใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
-
ติดตามลูกหนี้ที่ค้างชำระเกินกำหนด
-
อนุมัติสินเชื่อ
-
ทำบัญชีแยกประเภท
-
ทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
- ใบแสดงการรับเงินฝากธนาคาร มีการสอบทานกับรายละเอียดการนำเงินฝากธนาคารประจำวัน โดยพนักงานบัญชีหรือผู้ตรวจสอบภายใน
- หากกิจการมีการรับเช็คลงวันที่ล่วงหน้า ควรมีการควบคุมดังนี้
- มีการเก็บเช็คนั้นในที่ปลอดภัยจนกว่าจะถึงกำหนดนำฝาก
- มีการบันทึกในทะเบียนเมื่อได้รับหรือนำฝากธนาคารและต้องให้ผู้นำฝากเซ็นรับด้วย
- มีการตรวจสอบเงินสดที่ยังไม่ได้นำไปฝากธนาคารกับหลักฐานรับเงินในบางวัน โดยไม่ให้พนักงานการเงินทราบล่วงหน้า
- หากกิจการมีการรับเงินของสาขา หรือส่งพนักงานไปเก็บเงินต่างจังหวัด
- การรับเงินนั้นได้นำฝากธนาคารในบัญชีเงินฝากที่สามารถเบิกได้เฉพาะสำนักงานใหญ่
- สำเนาเงินฝากธนาคารที่มีลายเซ็นของผู้รับเงินและประทับตราธนาคารได้ส่งตรงไปยังสำนักงานใหญ่ และได้มีการนำสำเนาใบนำฝาก มาตรวจสอบกับรายละเอียดการฝากเงิน
- เอกสารที่สามารถแลกเปลี่ยนเป็นเงินได้นอกจากเงินและเช็ค เช่น ใบเสร็จรับเงิน เช็ครับ ล่วงหน้า และตั๋วเงิน ได้เก็บในที่ปลอดภัยโดยพนักงานที่ไม่ใช่บุคคลที่รับผิดชอบเกี่ยวกับ การรับเงิน
- การเปิดบัญชีกับธนาคารแต่ละบัญชี จะต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการของบริษัท หรือเจ้าของกิจการ
- ถ้าพนักงานการเงินถือเงินของพนักงานที่ยังไม่มารับเงินเดือนหรือค่าแรง จะต้องแยกไว้ ต่างหากจากเงินส่วนอื่นของกิจการ
- รายได้อื่น เช่น เงินปันผล ดอกเบี้ยรับ ค่าเช่า ค่านายหน้า จะต้องตรวจสอบเสมอโดย เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้การรับถูกต้องและมีการนำฝากธนาคารในวันที่ได้รับ
